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Documents from Cuba for a Spanish nationality file: criminal record, birth certificate, legalisation and validity

Where each document comes from, who issues the legalisation, how long each one stays valid and what Spain's own texts say about legalisation and translation, with a source under every line. Free.

Validity clock: your dates, worked out

Type a date you already have and read the date it leads to, with the official rule beside it. Nothing is stored or sent: the calculation runs in your browser. Add a date to your calendar with a reminder.

Sources (1)
Orden JUS/1625/2016, anexo, 4. Validez de los documentosOfficial wordingEn el caso de certificados de antecedentes penales en los que no conste plazo de validez, se entenderá que tienen una vigencia de seis meses a contar desde su expedición.
Sources (1)
sede.mjusticia.gob.es, página del trámiteOfficial wordingDispone de dos meses desde la fecha de creación para completar su solicitud, si pasado ese plazo no ha firmado y presentado su solicitud, se borrará de manera automática.
How we count

Months and years end on the same day number, or on the last day of the month if there is no such day; they start the day after the date you give. A deadline that ends on a weekend moves to the next working day. Document validity is not moved: the date shown is the last day it stays valid, even on a weekend. Days are working days unless a law says otherwise.

Ley 39/2015, art. 30.4Official wordingéstos se computarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate
Ley 39/2015, art. 30.4Official wordingo desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimación o desestimación por silencio administrativo.
Ley 39/2015, art. 30.2Official wordingSiempre que por Ley o en el Derecho de la Unión Europea no se exprese otro cómputo, cuando los plazos se señalen por días, se entiende que éstos son hábiles
Ley 39/2015, art. 30.2Official wordingexcluyéndose del cómputo los sábados, los domingos y los declarados festivos.
Ley 39/2015, art. 30.4Official wordingEl plazo concluirá el mismo día en que se produjo la notificación, publicación o silencio administrativo en el mes o el año de vencimiento.
Ley 39/2015, art. 30.4Official wordingSi en el mes de vencimiento no hubiera día equivalente a aquel en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del mes.
Ley 39/2015, art. 30.5Official wordingCuando el último día del plazo sea inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

Where is my file? With your application number, follow it on the Ministry's website: Ministry of Justice: nationality by residence

The File Pack: your file in one workspace

Your documents with their dates, the order to ask for them, every deadline in one calendar file, two letters already drafted and twenty-five checks before you file. It uses the same sourced rules as this page, organised for your own file.

  • A tracker for each document, with a check of whether it will still count on your filing day
  • The order to ask for each document, with the dates that can already be worked out
  • One calendar file with every date you fill in, and reminders
  • Two letters already drafted: asking for the state of your file and answering a requirement, with the last day to answer
  • Twenty-five checks before you file, and nine questions to ask before you pay a lawyer
  • In English, Spanish, French and Arabic. What you type stays in your browser.

€29.00, one payment. No subscription. Access for 800 days from payment.

You pay on Stripe. The link to your File Pack arrives by email.

Ask for a refund within 14 days of payment and you get your money back, no reason needed. Refund terms

You submit your file yourself on the Ministry's site; the File Pack shows each document and each step, with the official source beside it.

In short

  • Criminal record: The Registro Central de Sancionados of the Ministry of Justice keeps the records; for use abroad the Ministry's FAQ names Consultoría Jurídica Internacional or, from abroad, a Cuban consulate (a 2022 news item names more companies), and we found no page on the validity of a certificate for use in Spain: a Cuban embassy page says a 2023 resolution set one year for Cuban purposes, while Spain applies the certificate's own term or else six months, and the clock uses six months.
  • Birth and marriage: The Ministry of Justice says to ask at the civil registry office of your area or where the birth is registered; the Sevilla consulate's page lists birth certificates among the documents it can request from Cuba, which can take up to a month to be received; we found no page on what to submit to request one from abroad, and no official validity.
  • Legalisation: Spain's consulate in Havana says Cuba has not signed the Apostille Convention and we did not find Cuba in the HCCH table, so the route described is legalisation by the Cuban authority and then the Spanish consulate in Havana, or in Spain the Foreign Ministry's Legalisation Service; legalisation moved to the Ministry of Justice in February 2025, and we found no price or delay for a birth certificate.
  • Translation: We found no official page saying whether a document already in Spanish needs translation; Spain's order says "traducido en su caso" for the birth certificate and "traducido" for the criminal record.
  • Order: Our arithmetic, not an official rule: request first the documents that need legalisation and a sworn translation, then the criminal record certificate, so that you can finish its legalisation and translation while it is still valid; the clock below gives the dates.
  • Consulates: Cuba's Foreign Ministry lists five consulates general in Spain: Madrid, Barcelona, Islas Canarias, Santiago de Compostela and Sevilla.

Each line sums up a section below. The sources are in that section.

Last checked: 19 October 2026. Check the official page: sede.mjusticia.gob.es.

CiviqPass is an independent service.

1. Criminal record certificate

The Cuban Ministry of Justice's FAQ says the Registro Central de Sancionados registers, certifies and cancels the criminal records of people sentenced by Cuba's courts or by foreign courts.[1]

Criminal record certificate from Cuba: who issues it and how long it stays valid

Sources (1)
  1. minjus.gob.cu, Antecedentes penales: Registro Central de SancionadosOfficial wordingEl Registro Central de Sancionados tiene como funciones las de inscribir, certificar y cancelar los antecedentes penales de los ciudadanos sancionados por el sistema de Tribunales de la República de Cuba o por tribunales extranjeros.

2. Birth certificate, and marriage certificate if you are married

The Ministry of Justice's FAQ answers the question of where to request a birth certificate: at the civil registry office of your area or the one where your birth is registered.[1] The same FAQ lists, among the special services of the Consultoría Jurídica Internacional, the educational and registry documents that are contracted from Cuban consulates abroad.[2] That line does not name birth certificates, and we found no Ministry page that says what a person must submit to request one from abroad.

The Sevilla consulate's page lists birth and marriage certificates among the documents that can be requested from Cuba through the consulate.[3] It says such a request can take up to a month to be received.[4]

The Ministry's FAQ says Estado Civil certificates obtained in one province cannot be presented for legalisation at a Consultoría Jurídica Internacional office in another province: only at the offices in the province where they were issued.[5] The Ministry's notice on the new legalisation rules lists birth, marriage and death certificates in its scope.[6]

Spain asks for the birth certificate of the country of origin, duly legalised and translated "en su caso" (where applicable).[7] If you are married, it also asks for the marriage certificate of the country where the marriage took place.[8] We found no official Spanish text saying which kind of copy (extract or full) it wants: ask the registry.

Validity. Spain's order says all documents must be in force when you apply.[9] We found no official page that states a validity for a Cuban birth certificate.

Sources (9)
  1. minjus.gob.cu, Registro del Estado Civil: certificación de nacimientoOfficial wording¿Dónde puedo solicitar mi certificación de nacimiento?. En la oficina registral civil de su demarcación o en la que obra la inscripción de su nacimiento.
  2. minjus.gob.cu, Consultoría jurídica internacional: servicios especialesOfficial wordinglos documentos docentes y registrales que se contratan desde los Consulados cubanos en el exterior
  3. misiones.cubaminrex.cu, Solicitud de documentos on line a CubaOfficial wordingLos documentos que pueden ser solicitados son los siguientes: Certificación de Matrimonio Certificación de Nacimiento
  4. misiones.cubaminrex.cu, Solicitud de documentos on line a CubaOfficial wordingLa solicitud de documentos a través del Consulado puede tardar hasta un mes en ser recibida .
  5. minjus.gob.cu, Consultoría jurídica internacional: certificaciones de Estado CivilOfficial wordingse pueden presentar para su legalización en una oficina de Consultoría Jurídica Internacional ubicada en otra provincia? No, solo en las Oficinas de Consultoría Jurídica Internacional situadas en la Provincia donde se expidieron
  6. minjus.gob.cu, Legalización de documentos: alcanceOfficial wordingSu alcance incluye las actas de nacimiento, matrimonio, defunción, diplomas y certificados académicos, servicios que se prestan en los Bufetes Colectivos, unidades de los Bufetes Especializados o en la Consultoría Jurídica Internacional.
  7. Orden JUS/1625/2016, anexo 1.aOfficial wordingCertificado de nacimiento del país de origen debidamente legalizado y traducido en su caso, conforme los Convenios Internacionales.
  8. Orden JUS/1625/2016, anexo 1.aOfficial wordingEn el caso de personas casadas certificado de matrimonio del país de celebración, debidamente traducido y legalizado en su caso.
  9. Orden JUS/1625/2016, anexo, 4. Validez de los documentosOfficial wordingTodos los documentos deberán estar en vigor en el momento de la solicitud.

3. Legalisation

The Spanish Consulate General in Havana's page says the Republic of Cuba has not signed the 1961 Convention on the apostille.[1] The HCCH status table for that Convention (last update 30-VI-2026) counts 130 Contracting Parties; we did not find Cuba among those listed.[2] The HCCH page of authorities lists Cuba's authorities under the Child Abduction, Adoption and Child Protection Conventions; we found no apostille entry for Cuba there.[3]

We found no Cuban apostille authority, so the route described by the Spanish pages is legalisation. Spain's Foreign Ministry says foreign public documents that need diplomatic legalisation must be legalised first by the Foreign Ministry of the country that issues them and then by the Spanish diplomatic representation of the consular district.[4] Spain's Ministry of Justice warning says that "en el resto de los casos" there is an obligation to legalise public documents through the diplomatic route,[5] and describes the two steps, adding that the Spanish consular step carries a fee.[6] It also names the Foreign Ministry's Servicio de Legalizaciones in Spain, where it says legalisation is always free.[7] The warning calls legalisation of foreign documents an essential requirement.[8]

The Havana consulate's page says a Cuban document that needs validity in Spain must be legalised by the competent local authority, the Ministerio de Relaciones Exteriores, and lastly by the Spanish Consulate General in Havana.[9] It says it admits only originals (or authentic copies issued by the body that issued the original), and that legalised photocopies cannot replace the original.[10]

Who legalises in Cuba has changed. A notice of the Cuban Foreign Ministry, dated 3 February 2025, says the function of legalising documents to take effect abroad and in the national territory passed from the Foreign Ministry to the Ministry of Justice.[11] The Ministry of Justice says the same for documents for use abroad (its page is dated 16 April 2025), and that its scope includes birth, marriage and death certificates, handled at the Bufetes Colectivos, the Bufetes Especializados or the Consultoría Jurídica Internacional.[12][13] It says you present the originals with the copies needed and pay a variable tariff depending on the type of document and the destination country.[14] Its FAQ adds that the Consultoría Jurídica Internacional offers obtaining and legalising educational and registry documents for use abroad.[15] The Spanish consulate's page, which we found undated, still names the Foreign Ministry as the local authority.[16] We found no Spanish page that mentions the Ministry of Justice, and no printed price or delay for legalising a birth certificate: ask the registry or the consulate.

Documents from a Cuban consulate in Spain are a different case. Spain's Foreign Ministry says documents issued by foreign representations in Spain that refer to facts or data within their consular district must be legalised by its Legalisation Service to be valid in Spain,[17] and lists certificados de buena conducta among its examples of consular documents.[18] Barcelona's consular tariff table lists a legalisation of the signatures of officials on documents issued in Cuba for use abroad at 80 €,[19] and lines for legalising documents at the embassies in Havana (70 €) and at the Ministry of Justice (50 €).[20] We found no page saying whether Spain accepts a document legalised that way for a nationality file: ask the registry. Spain's Foreign Ministry also says that, for Registro Civil procedures only, the legalisation by the Spanish diplomatic representation in some countries can be replaced by that of the foreign country's diplomatic representation in Spain, followed by legalisation at its Servicio de Legalizaciones.[21][22] We found no page naming the countries or saying whether this applies to Cuba or to a nationality file.

Spain's Foreign Ministry says legalisation has no expiry date but, if the document has a validity period, legalisation does not extend it.[23]

Sources (23)
  1. exteriores.gob.es, Apostilla de documentos extranjerosOfficial wordingLa República de Cuba no ha suscrito el Convenio de 1961 sobre apostilla de documentos
  2. hcch.net, Status table, Convention 12 (Apostille)Official wordingLast update: 30-VI-2026 Number of Contracting Parties to this Convention: 130
  3. hcch.net, Authorities per Party: CubaOfficial wording1980 Child Abduction Convention [28] Cuba - Central Authority 1993 Adoption Convention [33] Cuba - competent authority (Art. 23) Cuba - Central Authority 1996 Child Protection Convention [34]
  4. exteriores.gob.es, 3.1.1. Regla generalOfficial wordinglos documentos públicos extranjeros que precisen de Legalización Diplomática, han de ser legalizados previamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país que los expide y posteriormente por la Representación Diplomática Española cuya demarcación consular corresponda.
  5. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingEn el resto de los casos, existe OBLIGACIÓN DE LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS por vía diplomática
  6. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingla legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento, y seguidamente, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en tal país. Este último trámite conlleva el pago de una tasa.
  7. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingServicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita.
  8. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingLa legalización de los documentos extranjeros aportados a la solicitud de nacionalidad española por residencia constituye un requisito esencial para la aceptación de dicha documentación
  9. exteriores.gob.es, Apostilla de documentos extranjerosOfficial wordingtodo documento cubano que requiera de validez en España debe ser legalizado por la autoridad local competente: el Ministerio de Relaciones Exteriores y por último por el Consulado General de España en La Habana.
  10. exteriores.gob.es, Legalización y apostilla de la HayaOfficial wordingSólo se admite los documentos originales (o las copias auténticas emitidas por el mismo órgano que expidió el original) legalizados o apostillados. Las fotocopias legalizadas o apostilladas no pueden sustituir al documento original.
  11. cubaminrex.cu, Traspasa el MINREX las funciones de legalización al MINJUSOfficial wordingse traspasó la función de legalización de documentos para surtir efectos en el exterior y en el territorio nacional, del Ministerio de Relaciones Exteriores al Ministerio de Justicia.
  12. minjus.gob.cu, Legalización de documentos: traspaso al MinjusOfficial wordingEl proceso de legalización de documentos cubanos para surtir efecto en el extranjero, anteriormente en manos del Ministerio de Relaciones Exteriores (Minrex), fue transferido en los primeros días de febrero del año en curso al Ministerio de Justicia.
  13. minjus.gob.cu, Legalización de documentos: alcanceOfficial wordingSu alcance incluye las actas de nacimiento, matrimonio, defunción, diplomas y certificados académicos, servicios que se prestan en los Bufetes Colectivos, unidades de los Bufetes Especializados o en la Consultoría Jurídica Internacional.
  14. minjus.gob.cu, Legalización de documentos: inicio del procesoOfficial wordingPara iniciar el proceso se presentarán los documentos originales con las copias necesarias; así como el abono de una tarifa variable, en concordancia con el tipo de documento y el país de destino.
  15. minjus.gob.cu, Consultoría jurídica internacional: serviciosOfficial wordingLa Consultoría Jurídica Internacional ofrece servicios de obtención y legalización de documentos docentes y registrales para surtir efectos en el exterior
  16. exteriores.gob.es, Apostilla de documentos extranjerosOfficial wordingtodo documento cubano que requiera de validez en España debe ser legalizado por la autoridad local competente: el Ministerio de Relaciones Exteriores y por último por el Consulado General de España en La Habana.
  17. exteriores.gob.es, Legalización diplomática - 3.1.2.1. Documentos ConsularesOfficial wordingLos documentos que expiden las representaciones extranjeras en España, referidos a hechos o datos del ámbito de su demarcación consular, han de ser legalizados por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC para su validez en España.
  18. exteriores.gob.es, 3.1.2.1. Documentos consularesOfficial wordingA modo de ejemplo, se consideran documentos consulares: Certificados de fe de vida y estado. Certificados de buena conducta.
  19. misiones.cubaminrex.cu, Tabla de aranceles consulares: legalizacionesOfficial wordingLegalización por el reconocimiento de las firmas autorizadas de funcionarios, en documentos expedidos en Cuba para surtir efectos en el exterior 80 €
  20. misiones.cubaminrex.cu, Tabla de aranceles consulares: legalizacionesOfficial wordingLegalización de documentos en las embajadas en La Habana 70 € Legalización de documentos en el MINJUS 50 €
  21. exteriores.gob.es, 3.1.2.2. Documentos para trámites del Registro CivilOfficial wordinga los solos efectos de trámites de Registro Civil, la legalización de la Representación Diplomática española en algunos países, puede sustituirse por la legalización de la Representación Diplomática del país extranjero en España
  22. exteriores.gob.es, 3.1.2.2. Documentos para trámites del Registro CivilOfficial wordingpuede sustituirse por la legalización de la Representación Diplomática del país extranjero en España y posterior legalización por el Servicio de Legalizaciones del MAEUEC
  23. exteriores.gob.es, Legalización diplomática - 5. Práctica de la legalizaciónOfficial wordingLa legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento tiene un plazo de validez, la legalización no implica su extensión.

4. Translation into Spanish

We found no official Cuban or Spanish page saying that a document already in Spanish needs, or does not need, a translation. Spain's order says "traducido en su caso" for the birth certificate and "traducido" for the criminal record.[1][2]

The Spanish Ministry of Justice warning says translation is done or checked at Spanish consulates abroad or at the consular offices in Spain of the document's country of origin, and that the documents must then be legalised. It adds that a sworn translator-interpreter named by the Ministry of Foreign Affairs can do the translation or check.[3][4]

Sources (4)
  1. Orden JUS/1625/2016, anexo 1.aOfficial wordingCertificado de nacimiento del país de origen debidamente legalizado y traducido en su caso, conforme los Convenios Internacionales.
  2. Orden JUS/1625/2016, anexo 1.aOfficial wordingCertificado de antecedentes penales del país de origen debidamente legalizado y traducido conforme a los Convenios Internacionales.
  3. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingha de realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España y posteriormente deben legalizarse
  4. Advertencia legalización y apostilla (Ministerio de Justicia), advertenciaOfficial wordingExiste la posibilidad de que la traducción o cotejo de esta la lleve a cabo un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores

5. Consulates in Spain

The Cuban Foreign Ministry's list of consulates names five consulates general in Spain: Madrid (Paseo de la Habana 194),[1] Barcelona (Paseo de Gracia 34),[2] Islas Canarias (Calle Santiago Rusiñol 12, Las Palmas, Gran Canaria),[3] Santiago de Compostela (Cuesta de Santa Isabel 19)[4] and Sevilla (Avenida Blas Infante 6).[5]

The consulate pages described above show what each says about these documents. We did not list the area each consulate covers: check the page of the consulate that serves your province before you apply.

Sources (5)
  1. cubaminrex.cu, Listado de Consulados cubanos: EspañaOfficial wordingESPAÑA, CG MADRID PASEO DE LA HABANA 194. CP 28036, MADIRD, ESPAÑA
  2. cubaminrex.cu, Listado de Consulados cubanos: EspañaOfficial wordingESPAÑA, CG BARCELONA Paseo de Gracia 34, Principal 1ra CP: 08007, Barcelona
  3. cubaminrex.cu, Listado de Consulados cubanos: EspañaOfficial wordingESPAÑA, CG ISLAS CANARIAS Calle Santiago Rusiñol 12. Ciudad Jardín. Las Palmas. C. P. 35005, Gran Canaria.
  4. cubaminrex.cu, Listado de Consulados cubanos: EspañaOfficial wordingESPAÑA, CG SANTIAGO DE COMPOSTELA Cuesta de Santa Isabel 19, CP15705, Santiago de Compostela, La Coruña, Galicia, España.
  5. cubaminrex.cu, Listado de Consulados cubanos: EspañaOfficial wordingESPAÑA, CG SEVILLA Avenida Blas Infante 6, Edificio Urbis 8vo piso B-C-D. Los Remedios, Código Postal 41011. Sevilla

6. Order of requests and validity

Spain's order says that all documents must be in force when you apply.[1] For certificates, the validity stated on the certificate itself counts,[2] and a criminal record certificate with no stated validity counts for six months from the day it was issued.[3]

Legalisation does not make a document last longer. Spain's Foreign Ministry says legalisation has no expiry date but that, if the document has a validity period, legalisation does not extend it.[4]

When you create the online application you have two months to complete and file it, or it is deleted.[5]

Our arithmetic, not an official rule. The sources above fix how long a document stays valid, not the order in which you request things. If the validity counts from the day of issue, and the legalisation and a sworn translation take time afterwards, the request date matters most for the documents with the shortest validity. Type a date in the clock below to see when your criminal record certificate stops being valid, then count back the time the legalisation and the translation take in your case.

  1. Find out what validity, if any, each issuer prints on its certificate (the sections above say what we found).
  2. Request first the documents that need a legalisation and a sworn translation, since those steps come after issue.
  3. Request the criminal record certificate when you can still finish its legalisation and translation inside its validity.
  4. Type its issue date in the clock below and file before the "valid until" date it shows.
  5. Create the online application only when you are close to filing: from creation you have two months.
Sources (5)
  1. Orden JUS/1625/2016, anexo, 4. Validez de los documentosOfficial wordingTodos los documentos deberán estar en vigor en el momento de la solicitud.
  2. Orden JUS/1625/2016, anexo, 4. Validez de los documentosOfficial wordingPara determinar la validez en el caso de los certificados se atenderá al plazo de vigencia que conste en el propio documento.
  3. Orden JUS/1625/2016, anexo, 4. Validez de los documentosOfficial wordingEn el caso de certificados de antecedentes penales en los que no conste plazo de validez, se entenderá que tienen una vigencia de seis meses a contar desde su expedición.
  4. exteriores.gob.es, Legalización diplomática - 5. Práctica de la legalizaciónOfficial wordingLa legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento tiene un plazo de validez, la legalización no implica su extensión.
  5. sede.mjusticia.gob.es, página del trámiteOfficial wordingDispone de dos meses desde la fecha de creación para completar su solicitud, si pasado ese plazo no ha firmado y presentado su solicitud, se borrará de manera automática.

Next steps

When to see a lawyer

  • A document is refused and you do not know why.
  • Your names are spelled differently in your documents.
  • A required document cannot be obtained.
  • You are near a deadline.

These are general triggers, not an assessment of your case. A lawyer should confirm what applies to you. CiviqPass does not name or recommend a lawyer.

The nationality file, step by step

Your file silent after a year

Years to Spanish nationality by country

Criminal record certificate from Cuba: who issues it and how long it stays valid

Where is my Spanish nationality file? The official ways to check it

The Spanish nationality oath (jura): what to bring and where to do it

Years, exams and fee for Spanish nationality by country of origin: open data

Your file in one workspace: €29.00, one payment, 14-day refund.

What is inside

Explanation written with AI from the official source cited on this page.

CiviqPass is an independent service. Built from the texts linked beside each line; procedures change, so confirm on the official pages.